新型コロナウィルス感染拡大防止のために、オンラインで採用を完結する企業が増えてきています。しかし、外国人の採用に慣れていない企業の採用担当者にとっては、今までの対面式の採用方法でもコミュニケーションに不安を抱えている場合もありました。そのうえで、さらに不慣れなオンラインだけでの採用活動に対して、よりコミュニケーションに課題感を持っている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、募集から入社手続きまでオンラインで採用を完結させるために注意すべきポイントをご紹介します。実際にjopus biz 編集部で、外国人をオンラインで採用した際の経験からtipsも合わせてご紹介します。
国内在住の外国人の採用フローについては、こちらも合わせてチェックしてみてください。
| 「採用フロー」に関連する記事を読む 【国内採用の手順解説】国内での外国人採用フローを6つのポイントに分けて徹底解説！ |
募集要項・求人票の作成
新型コロナウイルス感染症拡大の影響によって、テレワークで日本企業で働きたい外国人求職者の増加しています。そのような外国人求職者は求人サイトで「テレワーク」や「在宅勤務」などのキーワードで検索します。そのためオンライン採用の場合は、募集要項や求人票に「テレワーク」や「オンライン面接」などのキーワードを必ず入れようにしましょう。「テレワーク」や「オンライン採用」などのキーワードに反応する外国人求職者は、検索する際に、上記であげたようなキーワードで企業の検索を行うので、少しでも求職者に求人情報を知ってもらうためにオンライン採用に関連するキーワードを募集要項や求人票内に含めることが重要です。
「オンライン面接」「web面接」はそれぞれほぼ同義語ですが、実は単語ごとにGoogleやYahooなどの検索エンジンで検索される回数が異なることをご存知でしょうか。2020年7月現在で、Web面接が検索ボリュームとしては使われているので「Web面接」と記載することをおすすめします。
一方英語表記だと「Online Interview」がネイティブが使うキーワードになります。
参考：Ubersuggest
みなさんは「採用ピッチ資料」をご存知でしょうか？採用ピッチ資料とは、「企業または組織が採用候補の求職者に対して、自社のことを説明・アピールするための資料です。そのため、採用ピッチ資料を作成することで、企業の魅力をわかりやすく伝えることができます。また採用ピッチ資料をSNSに投稿し、拡散することで、多くの求職者に自社の魅力を伝えることもできます。
| 「求人票」に関連する記事を読む 外国人求職者に自社の魅力をどう伝える？求人票作成の5つのポイント |
Web説明会
オンラインでの新卒採用の場合、学生に企業説明会を行う際には、zoomなどのweb会議ツールを通じて説明会を行います。Web説明会は、外国人留学生にとっても、移動時間や交通費を削減できます。またチャット形式で、随時質問をしやすい環境のため、説明会に参加しやすいという声が多いです。
一方で、オンラインでの新卒採用は、企業にとっては母集団形成に繋がるものの不慣れなツールの利用などで最初は戸惑うこともあるはずです。ぜひ以下のTipsを参考にWeb説明会がスムーズに行えるように取り組んでみましょう。
Web説明会は、チャット形式で、気軽に質問がしやすい環境のため通常の説明会より質問がとても多くなり、時間が足りなくなることもあるので、求職者からよく出る質問は、説明会内で紹介すると時間が短縮できます。外国人求職者だけでなく日本人求職者から出る質問も一緒に紹介すると良いでしょう。
外国人留学生の場合、日本では外国人を採用している企業がまだまだ少ないため、社内に外国籍の先輩社員がいるかどうか、非常に気にします。そのため、外国籍社員がいる会社では、外国籍メンバーの活躍事例を日本人社員と同じように紹介すると良いでしょう。はじめての採用の場合は、外国人社員の受け入れ体制などを具体的に説明をすると安心します。
Web説明会だと電波の状況や登壇者が気づかずに早口になってしまう場面もあり、外国人留学生にとっては聞こえづらいことがあります。特に伝えたい事があるときは、ゆっくり話すことを心掛けることが重要です。画面共有で資料を使って伝えたいことを強調するのも一つの手です。
Web面接
JAC Recruitment Japanのアンケート調査によると、新型コロナウィルスの感染拡大の影響を受け、Web面接を実施している企業が全体の7割を占めています。最終面接までweb面接のみで対応する企業は4割と下がっているため、候補者の負担なくWeb面接のみで採用を行うことは、他社との差別化になるでしょう。
Web面接では、「ジェスチャーも使って、ゆっくりはっきり話す」「第一印象など直感的な評価に頼らない」の2つのポイントが大切です。
Web面接では、日本語が母国語ではない外国人求職者にとって、通信環境によって言葉が聞きづらい場面があります。また対面よりも相手の表情が捉えづらく、自分の話を理解してもらえるか不安になる求職者もいます。そのため面接官は、声を出して反応をする、ジェスチャーを交えて明確にわかるように求職者に伝えることが大切になります。
またWeb面接だと同じ空間を共有していないため、画面で映っている情報からしか判断せざるを得ないです。画面が暗いと相手の第一印象も暗くなる可能性もあり、印象ｗを見誤る可能性があります。そのため第一印象だけで判断せず、質問内容の回答にフォーカスすると良いでしょう。
以下の記事でWeb面接（オンライン面接）について詳しくご紹介しているので、ぜひチェックしてください。
| 「Web面接」に関連する記事を読む 【採用担当者向け】外国人とのオンライン面接で知っておくべき2つのポイント |
内定
内定を出すと決めたときに、考えたいことが内定辞退の可能性です。内定辞退が出てしまう背景は、オンライン採用の場合、候補者が社内やメンバーの雰囲気を感じ取れず、対面での採用よりもより大きな不安を抱えてしまいがちなところがあります。。内定辞退を防ぐためにも、内定を出す前後のタイミングで社内のメンバーと話せる場を設定すると良いでしょう。
社員とのオンラインランチやオンライン飲み会を設定する
オンライン上での社内イベントや社内会議にに招待する
入社手続き
外国人求職者が内定を承諾したら、最後に入社手続きとなります。外国籍の場合は、本人の在留資格によって入社前に手続きが必要な場合があります。リモートでの入社手続きの場合は、外国人求職者に対して、必要資料のメール送付や郵送の案内を早めに行うと良いでしょう。
在留資格の変更申請は、本人の必要書類と会社の必要書類を合わせて出入国管理局に提出します。在留資格の変更申請は、申請を専門とする行政書士に依頼することが一般的です。
また外国人社員は日本人社員と同じように社会保険に加入する必要があります。そのため日本人と同じように入社前の手続きを進めましょう。
入社前の手続きについては、以下の記事を参考にしてください。
| 「入社手続きに関連する」に関連する記事を読む 【就労ビザの申請方法】国内採用と海外採用での申請フローについて解説 外国人社員の社会保険はどうなるの？ 加入義務がある保険を詳細解説！ |
まとめ
オンライン採用は、まだまだ新しい採用手法です。オンライン採用の導入により、企業側で最初は苦労することもあるかと思いますが、採用フローが確立すれば、海外に在住している外国籍の候補者にもアタックすることができます。現状では、オンライン採用を十分に活用している中小企業が少ないからこそ、今のうちに導入し、トライアンドエラーで社内にノウハウを溜めることが、優秀な人材の確保への一歩になるのではないでしょうか。
【参考】【アンケート調査結果】オンライン面接の導入に関して~オンライン面接の工夫~（ JAC Recruitment Japan ）
